Ingin tahu apa saja tugas sekretaris di perusahaan atau organisasi? Yuk, baca sampai tuntas artikel yang kami rangkum di bawah ini!
Tak sedikit orang menganggap remeh pekerjaan sekretaris.
Mereka beranggapan bahwa tugas harian sekretaris sangatlah mudah dan bisa dilakukan oleh siapa saja.
Padahal, anggapan tersebut salah besar.
Bisa dibilang tugas sehari-hari seorang sekretaris cukup banyak dan skill tertentu yang tidak dimiliki orang lain.
Apa saja kira-kira tanggung jawab yang diemban sekretaris di perusahaan atau organisasi?
Tengok ulasan lengkap berikut ini!
Apa Itu Sekretaris?
sumber: istock.com
Sekretaris adalah seorang profesional administrasi yang punya peranan penting dalam bisnis dan organisasi.
Umumnya, sekretaris adalah individu yang memelihara dan mengatur tugas kantor, menerapkan prosedur, dan melaksanakan tugas administrasi tambahan.
Fungsinya
Dalam menjalankan perannya, sekretaris mempunyai 3 fungsi utama, yakni fungsi eksekutif, penghubung, dan manajemen.
Ketiga fungsi tersebut akan berkaitan dengan pekerjaan pimpinan perusahaan.
1. Fungsi Eksekutif
Fungsi dari sekretaris pertama adalah fungsi eksekutif.
Pada fungsi ini, profesi tersebut bertanggung jawab terhadap pencatatan meeting, pengecekan keuangan perusahaan, hingga mengecek publisitas yang berkaitan dengan perusahaan.
2. Fungsi Penghubung
Dalam sebuah perusahaan, sekretaris harus bisa menjadi jembatan antara karyawan dan pimpinan.
Fungsi ini membuatnya berada di tengah dan akan jadi penghubung jika karyawan mempunyai keperluan kepada pemimpin, dan begitu pula sebaliknya.
3. Fungsi Manajemen
Sekretaris biasanya mengetahui banyak rahasia perusahaan.
Wajar saja jika ia akan selalu dilibatkan dalam pengambilan keputusan penting terkait manajemen perusahaan.
Ini juga yang membuat seorang sekretaris harus punya analisis yang baik dalam berpikir dan mampu mengambil keputusan dengan cepat.
Tugas Sekretaris
sumber: istock.com
Supaya makin paham terkait profesi ini, berikut adalah sejumlah tugas sekretaris di sebuah perusahaan yang perlu diketahui.
Secara umum, tugas sekretaris perusahaan tak terlalu berbeda dengan tugas harian sekretaris OSIS dan organisasi serupa.
Dihimpun dari glints.com, inilah penjelasannya.
1. Mengatur dan Mencatat Hasil Rapat
Setiap rapat biasanya tak hanya diikuti jajaran direksi atau divisi tertentu saja, tetapi juga oleh sekretaris.
Dalam rapat tersebut, sekretaris memang tidak mempunyai tanggung jawab untuk mengambil keputusan saat rapat.
Meski begitu, ia mempunyai tugas penting untuk mengatur dan mencatat hasil pertemuan.
2. Melakukan Pencatatan Administrasi
Tugas sekretaris berikutnya adalah melakukan pencatatan administrasi.
Pekerjaan administrasi yang dimaksud antara lain:
- mencatat aktivitas organisasi/perusahaan,
- memastikan kontak staf dan manajer selalu up to date
- mengarsipkan notula rapat dan laporan, dan
- menyiapkan berbagai jenis dokumen.
Tak hanya itu, sekretaris juga perlu menyusun daftar nama dan kontak yang berguna untuk perusahaan seperti investor, pemerintah, pihak eksternal, dan petinggi perusahaan lain.
3. Berkomunikasi ke Berbagai Pihak
Komunikasi adalah salah satu skill yang paling dibutuhkan oleh sekretaris.
Ini karena sekretaris harus melakukan komunikasi berbagai pihak, mulai dalam dan luar perusahaan.
Bahkan, ia juga harus menengahi komunikasi antara dua atau lebih pihak.
4. Memastikan Persyaratan Hukum
Sebagai seseorang yang mengarsipkan dokumen, tugas sekretaris lainnya adalah memastikan berbagai persyaratan hukum.
Ia perlu memastikan hal-hal yang tertulis dalam dokumen tersebut sudah sesuai dengan ketentuan dan hukum yang berlaku.
Lebih dari itu, sekretaris juga harus memastikan bahwa setiap dokumen dan keputusan yang diambil jauh dari pelanggaran hukum perusahaan.
5. Memastikan Persediaan Perlengkapan Kantor
Di beberapa perusahaan, tugas sekretaris berikutnya adalah memastikan persediaan perlengkapan kantor, mana yang masih tersedia dan sudah habis.
Setelah tercatat, ia akan meneruskannya ke orang lain untuk membeli perlengkapan kantor yang dibutuhkan.
6. Melakukan Supervisi terhadap Karyawan dan Staf Baru
Sekretaris akan bekerja sama dengan pimpinan karyawan untuk mengimplementasikan prosedur baru dalam perusahaan.
Di sisi lain, ia dan pimpinan juga akan melakukan supervisi terhadap karyawan baru perusahaan.
7. Mengorganisasi dan Menyampaikan Pesan
Tugas sekretaris lainnya adalah mengorganisasi dan menyampaikan pesan tertulis seperti memo atau catatan.
Karena tugasnya yang cukup berat, kemampuan analisis harus dimiliki sekretaris.
Dengan organisasi yang baik, ia bisa memilih mana yang bisa disampaikan terlebih dahulu dan mana yang bisa belakangan.
***
Semoga pembahasan tugas sekretaris di atas bisa memberi manfaat lebih bagi Property People, ya.
Temukan artikel tugas pekerjaan dengan mengakses Berita.99.co dan Google News kami.
Bersama www.99.co/id, jual beli rumah tapak kini jadi #SegampangItu.
