Pemahaman menulis surat undangan resmi perlu dilakukan agar surat yang dibuat bisa sesuai dengan tata cara yang benar. Berikut 99.co Indonesia hadirkan struktur dan contohnya agar bisa kamu jadikan referensi!
Surat undangan merupakan salah satu surat yang memuat ajakan kepada seseorang atau kelompok untuk menghadiri suatu acara.
Surat tersebut terdiri atas dua jenis, yakni surat resmi dan tidak resmi.
Perbedaan pada keduanya terletak pada struktur dan fungsi yang berbeda.
Nah, khusus untuk undangan yang resmi, hal tersebut memuat keperluan formal.
Surat tersebut biasanya mengundang seseorang atau instansi untuk membahas hal yang bersifat penting, entah itu berupa rapat, seminar, dan lainnya.
Sistematika penulisannya pun berbeda dari undangan pada umumnya yang bersifat tidak formal.
Adapun, struktur dan contohnya bisa kamu simak dalam uraian berikut ini.
Apa Itu Surat Undangan Resmi?
Surat undangan resmi adalah surat untuk mengundang pihak atau instansi tentang kepentingan formal.
Dengan demikian, surat undangan resmi harus dibuat sesuai dengan komponen atau struktur yang baik.
Bagian Surat Undangan Resmi
Dalam pembuatannya, surat ini memiliki beberapa hal yang harus diperhatikan terkait struktur surat tersebut.
Berikut adalah beberapa bagian penting dari surat undangan resmi yang baik dan benar.
1. Kop Surat
Kop surat merupakan identitas sebuah perusahaan atau instansi.
Pembuatan kop surat bertujuan agar penerima surat mengetahui asal surat tersebut.
Setiap undangan resmi memanglah memiliki kop agar bisa menggambarkan pengirim.
Selain untuk undangan, kop surat resmi banyak ditemukan pada surat-surat dari instansi, contohnya pada surat referensi.
2. Tanggal Surat
Tanggal surat dibuat sebagai acuan waktu kepenulisan surat tersebut dibuat.
3. Nama dan Pihak yang Dituju
Bagian ini wajib dicantumkan secara jelas agar nama dan pihak yang dituju bisa mengetahui jelas tentang si pengirim surat.
4. Isi Surat
Isi surat memuat ajakan kepada penerima untuk menghadiri acara atau kepentingan resmi tertentu.
5. Waktu dan Tempat
Selain tanggal surat, keterangan waktu dan tempat pun wajib dicantumkan sebagai acuan waktu acara yang akan diselenggarakan.
Hal ini bertujuan agar penerima surat tidak kebingungan dan mengetahui waktu dan tempat pelaksanaan acara.
6. Lampiran atau Agenda
Beberapa undangan memang ada yang menggunakan bagian ini dan ada juga yang tidak menggunakannya.
Bagian ini bertujuan untuk memperjelas topik pelaksanaan acara supaya penerima undangan bisa mengetahui secara umum tentang acara tersebut.
7. Stempel dan Tanda Tangan
Bagian ini menjadi bukti bahwa undangan yang diterima berasal dari pihak resmi.
Gaya Bahasa yang Digunakan
Sama seperti surat dinas, biasanya penyampaian isi surat ini tidak berbelit-belit dan langsung to the point.
Hal ini bertujuan untuk mempersingkat pembaca memahami maksud dan tujuan undangan tersebut.
Selain itu, surat resmi menggunakan padanan kata yang baku dan sesuai ejaan yang disempurnakan dalam bahasa Indonesia.
Format Umum Surat Undangan Resmi
PEMERINTAH PROVINSI JAWA BARAT
DINAS PENDIDIKAN
SEKOLAH MENENGAH ATAS NEGERI 1 BANDUNG
Jl. Ir. H. Juanda No. 93, Lb. Siliwangi, Coblong, Kota Bandung, Jawa Barat Telp. (022) XXXXXXX Kode Pos 40132
=========================================================================
Nomor : 256/UWM/2019 Padang, 7 Desember 2019
Lampiran : ………………………….
Perihal : Undangan Ambil Rapor
`
Yth. Bapak/Ibu/Orang Tua/Wali
Peserta Didik Kelas XI
SMA N 1
di Bandung
Kami sampaikan undangan kepada Bapak/Ibu sekalian untuk dapat menghadiri acara pengambilan rapor semester ganjil untuk kelas XI tahun pelajaran 2019-2020 yang akan dilaksanakan pada:
Hari: Jumat
Tanggal: 12 Desember 2019
Jam: 08.00 WIB
Tempat: Masing-masing Ruang XI
Atas perhatian dan kerjasamanya kami selaku pihak Sekolah mengucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Kepala SMA N 1 Bandung
tanda tangan dan stempel
(Nama Lengkap dan Gelar)
NIP : ……..
15 Contoh Surat Undangan Resmi yang Baik dan Benar
1. Contoh Surat Undangan Rapat Perusahaan
sumber: suratresmi.net
2. Contoh Undangan Resmi Karang Taruna
sumber: id.scribd.com
3. Contoh Surat Undangan Rapat OSIS
sumber: academia.edu
4. Contoh Surat Undangan Resmi Sekolah
sumber: saintif.com
5. Contoh Surat Undangan Resmi Organisasi Ekstra Kampus
sumber: ngopibareng.id
6. Contoh Surat Undangan Rapat
sumber: id.scribd.com
7. Contoh Surat Undangan Resmi
sumber: ngopibareng.id
8. Contoh Surat Undangan Dinas
sumber: scribd.com
9. Contoh Gambar Undangan Resmi
sumber: popbela.com
10. Contoh Surat Undangan Resmi Rapat
sumber: jojonomic.com
11. Contoh Undangan Resmi Karang Taruna
sumber: slideshare.net
12. Contoh Surat Undangan Rapat Organisasi Sekolah
sumber: mekarisign.com
13. Contoh Surat Undangan
Jakarta, 28 April 2020
Defandra Ramadhan
Jl. Persahabatan No. 63
Dago Atas, Bandung, Jawa Barat
Halo Defan, apa kabar? Semoga kamu tetap baik-baik saja dan selalu bahagia ya, walaupun sudah lama tidak bertemu. Aku juga di sini sehat dan selalu bahagia, walaupun beberapa waktu lalu sempat meriang sedikit. Namun, aku sudah pulih dan dapat main seperti biasa lagi, kok! Hehehe …
Oh iya, apakah kamu sudah mendengar kabar gembira? Setelah selesai sekolah SMA ini, aku punya rencana melanjutkan kuliah di Bandung! Asyik sekali, kita akan bisa main terus dan bertemu setiap hari, seperti dulu waktu kita kecil. Aku jadi tidak sabar! Kamu juga belajar yang semangat dan lebih giat lagi! Tunggu aku menyusulmu! Hahaha …
Sudah dulu ya Def, aku tunggu balasan surat dari kamu, ya! Jangan lupa makan dan jangan kebanyakan main PS, nanti dimarahin bundamu, lho. Hahaha… Salam untuk bunda dan ayahmu, ya!
Dari Sahabat Defan yang Tersayang
Alea Riviana
14. Contoh Surat Undangan Resmi
Bogor, 08 April 2028
No : 08/OSIS/UND EX/V/28
Lamp : –
Hal : Undangan PORSENI (Pekan Olahraga dan Seni)
Kepada Yth
Pengurus OSIS
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan berakhirnya tahun ajaran 2027/2028,kami selaku pengurus SMA Negeri 8 Bojonggede memohon kehadiran perwakilan sekolah untuk mengikuti berbagai perlombaan olahraga dan seni yang akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal : Senin/28 April 2028
Waktu : 08.00 – Selesai
Tempat : Lapangan SMA Negeri 6 Bojonggede
Acara : PORSENI
Karena cukup pentingnya acara tersebut, kami mengharapkan kedatangan para perwakilan sekolah agar dapat hadir tepat waktu.
Mengetahui,
Ketua OSIS SMA Negeri 8 Bojonggede
Hendery Jaya Ramadhan
15. Contoh Surat Undangan Rapat
Nomor : XX/SUR/2023
Perihal : Undangan Rapat
Lampiran : –
Yth. Seluruh Staf Redaksi PT Digital Indonesia
Jakarta
Sehubungan akan dilaksanakannya acara ulang tahun perusahaan, kami dari Human Capital mengundang seluruh staf redaksi PT Digital Indonesia untuk hadir dalam rapat persiapan dan undangan makan malam bersama, yang akan dilaksanakan pada:
Hari, tanggal: Rabu, 15 Februari 2023
Waktu : 17.00 – 20.00 WIB
Tempat : Hall A Digital Tower
Agenda : Rapat persiapan dan makan malam bersama
Seluruh staf yang diundang wajib menggunakan dress code merah, dan melakukan registrasi ke bagian PIC divisi masing-masing.
Demikian undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara ini maka Bapak/Ibu dimohon hadir tepat waktu. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Human Capital Department
***
Semoga bermanfaat, Property People.
Baca artikel menarik lainnya di Berita.99.co.
Ikuti pula Google News Berita 99.co Indonesia untuk dapatkan informasi terbarunya.
Jangan lupa untuk mengakses laman 99.co/id guna menemukan beragam rumah idaman dan properti.
Dapatkan berbagai promo dan diskon menggiurkan karena ternyata beli hunian emang #segampangitu.
